Một sản phẩm của Siêng StudioQuản lý chi tiêu gia đình bằng Excel: cách lập ngân sách tháng và theo dõi đúng
Nhiều gia đình thử ghi chép chi tiêu được vài tuần rồi bỏ, thường vì chia danh mục quá chi tiết hoặc ghi xong không biết đọc số liệu thế nào. Bài này chỉ một cách làm đơn giản bằng Excel hoặc Google Sheets: ít danh mục, ghi 2 phút mỗi ngày, cuối tháng nhìn một bảng là biết cần sửa gì.
Bước 1: chọn 8–12 danh mục chi
Ít hơn thì không biết tiền đi đâu, nhiều hơn thì lười ghi. Một bộ danh mục hay dùng cho gia đình Việt Nam:
- Ăn uống (đi chợ, ăn ngoài)
- Nhà ở, điện nước, internet
- Đi lại, xăng xe
- Con cái, học phí
- Sức khỏe
- Mua sắm
- Hiếu hỉ, biếu tặng
- Giải trí, du lịch
- Học tập bản thân
- Trả nợ, trả góp
- Khác
Mục "Hiếu hỉ" nên tách riêng vì đây là khoản lớn, khó đoán, và hay làm vỡ ngân sách vào mùa cưới và Tết.
Bước 2: đặt ngân sách tháng
Nếu chưa biết bắt đầu từ đâu, dùng một trong hai quy tắc tham khảo (chi tiết ở bài phương pháp 6 hũ):
- 50/30/20: 50% thu nhập cho nhu cầu thiết yếu, 30% cho mong muốn, 20% tiết kiệm hoặc trả nợ.
- 6 hũ: 55% thiết yếu, 10% tiết kiệm dài hạn, 10% giáo dục, 10% hưởng thụ, 10% tự do tài chính, 5% cho đi.
Ví dụ thu nhập 20.000.000đ/tháng theo 6 hũ: thiết yếu 11.000.000đ, mỗi hũ 10% là 2.000.000đ, hũ cho đi 1.000.000đ. Đây là điểm xuất phát; sau 2–3 tháng ghi chép, bạn sẽ có số thật để chỉnh lại. Có thể thử nhanh bằng máy tính chia thu nhập miễn phí.
Bước 3: một bảng ghi chép duy nhất
Đừng tạo mỗi tháng một sheet. Dùng một bảng duy nhất với các cột:
| Ngày | Loại | Danh mục | Số tiền | Ví | Ghi chú |
|---|---|---|---|---|---|
| 03/01/2027 | Chi | Ăn uống | 1.450.000 | Tiền mặt | Đi chợ tuần 1 |
| 05/01/2027 | Chi | Con cái, học phí | 2.800.000 | Ngân hàng | Học phí |
Thêm hai cột tự tính tháng và năm: =MONTH(A5) và =YEAR(A5). Cột Loại và Danh mục nên dùng danh sách chọn (Data Validation) để không gõ sai chính tả, vì gõ "an uong" thay vì "Ăn uống" là công thức cộng sót.
Bước 4: bảng ngân sách tự cộng bằng SUMIFS
Ở một sheet khác, mỗi danh mục một dòng, ô B1 là tháng muốn xem. Thực chi của danh mục ở ô A5:
=SUMIFS(SoThuChi!D:D, SoThuChi!B:B, "Chi", SoThuChi!C:C, A5, SoThuChi!G:G, $B$1)
Thêm cột "% đã dùng" = Thực chi ÷ Ngân sách, rồi dùng định dạng có điều kiện: trên 80% tô vàng, trên 100% tô đỏ. Chỉ cần nhìn màu là biết khoản nào cần chú ý.
Bước 5: đọc báo cáo cuối tháng
Cuối tháng chỉ cần trả lời ba câu:
- Tỷ lệ tiết kiệm bao nhiêu? (Thu − Chi) ÷ Thu. Ví dụ thu 21.620.000đ, chi 20.539.000đ thì tiết kiệm được 1.081.000đ, khoảng 5%. Thấp hơn mục tiêu 10–20% thì tìm khoản vượt.
- Danh mục nào tô đỏ? Vượt một lần có thể do việc bất thường (đám cưới, ốm). Vượt ba tháng liền nghĩa là ngân sách đặt chưa thực tế hoặc thói quen cần sửa.
- Có khoản nào lặp lại mà quên? Phí thành viên, gói cước, trả góp nhỏ cộng lại thường lớn hơn bạn nghĩ.
Mẹo để không bỏ cuộc
- Ghi ngay khi tiêu hoặc cuối ngày, không để dồn cuối tuần.
- Khoản nhỏ dưới 20.000đ có thể gộp chung một dòng mỗi ngày.
- Vợ chồng dùng chung một file Google Sheets, mỗi người ghi phần mình.
- Tháng đầu chưa cần đúng ngân sách; mục tiêu là ghi đủ.
- Lập sẵn quỹ Tết từ đầu năm: chia số tiền cần cho Tết thành 12 phần, để dành mỗi tháng. Xem cách lập ngân sách Tết 2027.